Vanliga frågor och svar om upphandling

Aktuella upphandlingar

Inför en upphandling gör vi en marknadsundersökning och då undersöker vi ofta flera företags webbplatser. När en upphandling är publicerad och vi har fått in anbud så är det enbart den information som lämnats in i anbudet som ligger till grund för tilldelning och avtal. Om anbudsgivaren har begärt sekretess på delar av sitt anbud - tittar vi ofta på webbplatsen och ser om det som är begärt sekretess på finns öppet och då gör vi bedömningen att sekretess inte godtas.

Det går alltid bra att ta kontakt med oss på Växjö kommuns upphandlingsenhet. Du når oss via kommunens kontaktcenter på telefon 0470-41 000. Upphandlingschef Tina Storbjörk nås på telefon 0470-439 01 eller via mejl: tina.storbjork@vaxjo.se. Om du riktar dig mot en viss del av kommunens verksamhet kan det också vara bra att ta en kontakt direkt med den verksamheten, de har mest kunskap om det specifika behovet. Du kommer till rätt verksamhet och person genom att kontakta oss via kommunens kontaktcenter.
Kommande upphandlingar

Ja absolut – bara man uppfyller ställda krav.

Vi har skrivning om det är nya anbudsgivare. Då ska man kvalificera sig på annat sätt. Om företaget är nystartat kan anbudsgivaren ändå anses motsvara dessa krav genom att bifoga en förklaring med anbudet eller om denne efter anmodan från upphandlande myndighet lämnat en förklaring/intyg som visar att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomiska stabilitet och kompetens. Det spelar ingen roll om det är första gången man lämnar anbud. Huvudsaken är att man uppfyller ställda krav

Vi upphandlar löpande, så beroende på bransch så finns det flera tillfällen att lämna anbud även om ramavtal oftast varar i fyra år. För att verksamheten ska fungera, och vi inte ska lägga resurser som kan användas på andra sätt i välfärden på att byta leverantör så behöver det finnas en viss kontinuitet. Vi gör bedömningen att det inte innebär diskriminering.

Ett ska-krav – eller som det heter obligatoriskt krav – måste uppfyllas. Ett bör-krav ger pluspoäng i utvärderingen. Uteslutande krav är de krav som ställs i kvalificeringsfasen – exempelvis krav på ekonomisk kapacitet, teknisk kompetens och kapacitet.

Ja, det gör det - om det inte är ett uppenbart misstag. Vi har mycket begränsade möjligheter att komplettera efter sista anbudsdag.

Vad händer om ni under avtalsperioden får reda på att det har inträffat något hos leverantören, exempelvis penningtvätt?

Då forskar vi i det och är det riktigt så säger vi upp avtalet. De villkor som beskrivs i upphandlingen gäller under hela avtalsperioden.

När du har registrerat dig i systemet och loggat in kan du se vilka krav som gäller för respektive upphandling. Vissa krav ställer vi alltid, som exempelvis vår uppförandekod.

Aktuella upphandlingar och vilka krav du måste uppfylla

Ja, det kan ni känna er trygga med. Vi jämför inte anbuden med varandra utan utvärderar respektive anbud mot det vi skrivit i underlaget. Efter att tilldelningsbeslutet är skickat inträder en avtalsspärr. Då har ni möjlighet att begära ut underlag om ni vill kontrollera att utvärderingen är korrekt. Om det är något ni tycker är fel eller som ni har frågor om så går det bra att kontakta oss. Vi har då möjlighet att rätta tilldelningen om det visar sig att vi har gjort ett misstag. Ni har också möjlighet att begära en överprövning om ni tycker att vi har gjort en felaktig bedömning.

Rent generellt kan vi säga att undvika att kopiera och klistra in. Det kan bli fel. Men om ni säkerställer att det är samma ska-krav och att kopieringen får med all information så finns det inget hinder för att arbeta så. Vi ger aldrig poäng på ska-krav.

Uppförandekoden syftar till att säkerställa sunda, hållbara affärer och ett ansvarsfullt agerande. Kraven i uppförandekoden utgör koncernens baskrav, och dessa är obligatoriska. Med uppförandekoden vill koncernen säkra en hållbar och acceptabel lägstanivå.

Växjö kommun ser gärna att våra leverantörer deltar i en konstruktiv dialog med oss om vår uppförandekod för leverantörer och om hur vi ska göra affärer tillsammans. Vi vill engagera och motivera våra leverantörer till att själva arbeta med ansvarsfrågorna i den egna verksamheten och vidare i leverantörskedjan.

Uppförandekod för leverantörer. Pdf, 265.1 kB.

Vi har möten med leverantören som får redogöra för hur de arbetar och vilka krav de ställer på sina underleverantörer. Eftersom uppförandekoden är ny arbetar vi med att utveckla våra arbetssätt gällande uppföljning.

Växjö kommun gör ibland upphandlingar åt andra parter, till exempel andra kommuner i Kronoberg. I de fallen informerar vi om att kommunkoncernens uppförandekod gäller.

Vi har ett e-handelssystem där rätt priser läggs in. Vi tar också stickprov på fakturor och kontrollerar att de säljer rätt produkter till rätt pris.

Det betyder att vi sätter en procentsats på det vi utvärderar, till exempel 60 procent pris och 40 procent kvalitet. Erhållen poäng på pris viktas då med 60 procent pris och 40 procent kvalitet.

Priset viktas inte alltid högst. Det beror på vad vi handlar upp. Även om vi utvärderar på priset så ställs krav på både leverantör och efterfrågad produkt/tjänst.

När vi använder lägsta pris ställer vi skarpa krav på kvalitet på produkten/tjänsten. Vi väljer utvärderingsmodell beroende på vad som ska upphandlas. I vissa fall är det möjligt att ställa de krav som måste uppfyllas som obligatoriska krav (ska-krav) och utvärdera enbart på pris. Vi får då bästa pris i förhållande till de krav vi har ställt, och använder skattemedel på ett klokt sätt samtidigt som kraven säkerställer att produkten/tjänsten uppfyller verksamhetens behov.

Ja, det gör vi ibland.

Kvalitet ges poäng enligt underlaget och priset omräknas till poäng genom följande formel: Betyg för priskriteriet tilldelas enligt följande metod; lägst pris ges betyg 100 och övriga anbud ges betyg efter relationen mellan respektive pris och lägst pris. Följande betygsformel gäller: lägst pris /aktuellt pris * 100 = betyg (t.ex. 200/220*100=90.91). Eller så har vi mervärde på kvaliteten som omräknas till kronor som läggs på eller dras av på priset.

Växjö kommun och de flesta av våra kommunala bolag använder idag TendSign. Det är webbaserat och kostar inget att använda. Du kan registrera dig i TendSign här. Vissa av våra kommunala bolag använder upphandlingsverktyget E-avrop, och då kan du registrera dig i e-avrop här.

Registrering i VismaTendSign

Registrering i E-avrop

Det mesta som köps av en kommun kräver någon typ av upphandling, men en upphandling görs till exempel inte om vi ska hyra en lokal eller köpa en fastighet. Så huvudregeln för en offentlig organisation är att alla inköp kräver någon form av upphandling.

Ja, det går bra.

Ja det går bra fram till och med sista anbudsdagen, därefter är ditt anbud bindande.

Det beror på vad det är som blivit fel. I vissa fall om en anbudsgivare kommer att diskvalificeras skickar vi meddelande och anbudsgivaren har en möjlighet att förklara sig. Om det är ett obligatoriskt krav som inte uppfylls lämnas besked om detta i det så kallade tilldelningsbeslutet.

Ja, det stämmer. Om ett anbud är för högt i förhållande till budget kan det vara skäl för att avbryta upphandling.

Om den tionde dagen infaller på en helgdag förlänger vi alltid till efter helgen. Tio dagar är ett minimum.

Nej, det går tyvärr inte. Det är anbudsgivarens ansvar att lämna in ett komplett anbud. Kompletteringar får endast göras om det till exempel är något som är otydligt och vi behöver säkerställa att vi uppfattat det rätt. Inget nytt får tillkomma utöver det som står i anbudet. Detta är för att säkerställa likvärdigheten mellan anbudslämnare, genom att alla får lika lång tid på sig och samma möjlighet att lämna in ett komplett anbud.

Det beror på vad det är för typ av upphandling. Är det komplicerat att utvärdera - exempelvis om det är ett IT-system så tar det längre tid. Vid enklare upphandlingar brukar vi försöka att använda maximalt lika lång tid som anbudsgivarna hade att lämna anbud.

Då vill vi gärna att man påtalar det. Det innebär ju en möjlighet att justera vårt svar om vi har gjort fel, alternativt att förklara grunderna för vår bedömning.

Vi har möten med våra avtalsleverantörer regelbundet där vi går igenom avtalen och diskuterar saker som inträffat/gått fel.

Ja, det kan ni efter tilldelning. Det kan vara begärd sekretess på delar på anbud. Då gör vi en sekretessbedömning och skickar ut övrigt. Det gäller alla upphandlingsformer.